Tietosuoja- ja rekisteriselosteet

Tietosuojaseloste – musiikkiopisto

Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

Rekisterinpitäjä

Sastamalan musiikkiopisto
Onkiniemenkatu 1
38200 Sastamala
Puh. 040 718 8258
S-posti: tuomas.honkkila@sastamala.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Tuomas Honkkila
Puh.: 040 718 8258
S-posti: tuomas.honkkila@sastamala.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Tuomas Honkkila
puh.: 040 718 8258
s-posti: tuomas.honkkila@sastamala.fi

Rekisterin nimi

Musiikkiopiston oppilastietojärjestelmä Eepos

Rekisterin käyttötarkoitus

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia tai muita työntekijöitä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palvelussuhdeasioiden hoitamista varten.

Rekisterissä olevat oppilaita koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein.

Lisäksi henkilörekisteriin kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Sukunimi ja kutsumanimi (pakollinen)
  • Henkilötunnus opettajille (pakollinen)
  • Henkilötunnus oppilaalle (pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten)
  • Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus (pakollinen laskutusta varten)
  • Sukupuoli (pakollinen tilastoimista varten)
  • Osoite / alaikäisen huoltajan osoite (pakollinen laskutusta varten)
  • Kotikunta (pakollinen rahoituksen kohdentumista varten)
  • Puhelinnumero (pakollinen tiedottamista varten)
  • Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
     

Julkaisuluvat

Ilmoittautumisen yhteydessä musiikkiopisto kerää myös luvat nimen, kuvan ja teosten julkaisuun käytettäväksi musiikkiopiston kotisivuilla, sosiaalisen median kanavissa sekä vuosikertomuksessa tai musiikkiopistoa koskevissa lehtijutuissa. Kunkin luvan voi hyväksyä tai kieltää erikseen. Musiikkiopisto ei säilytä kuvia näiden julkaisun jälkeen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujien ilmoittautumisen yhteydessä antamat tiedot. Opettajien ja muiden työntekijöiden rekrytoinnin yhteydessä ilmoittamat tiedot.

Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin laskutus- ja perintätapauksissa. Rekisterinpitäjä ei luovuta tai käytä tietoja markkinointia tai muuta tarkoitusta varten ilman rekisteröidyn suostumusta. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin. Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset, tuntiopettajat) käyttöoikeudet. Käyttöoikeus päättyy henkilön jäädessä pois niistä tehtävästä, joita varten hänellä on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. 

Rekisteriä säilytetään Eepos Oy:n ylläpitämässä Eepos -tietokannassa, joka on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen käsittely on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisteröidyn oikeudet

a) Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne (EU 2016/679 artikla 15).

b) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta (EU 2016/679 artikla 77).

c) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta (EU 2016/679 artikla 16).

d) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (EU 2016/679 artikla 17).

e) Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (EU 2016/679 artikla 20). Tarkastus-, korjaus-, poisto- sekä siirtopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle.